(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めるものを除くほか、日光市立小中学校(以下「市立学校」という。)における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの原則)

第2条　文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常にその経過を明らかにし、もって、事務が能率的に処理されるよう努めなければならない。

(文書事務取扱主任)

第3条　市立学校に文書事務取扱主任を置く。

(文書事務取扱主任の職務)

第4条　文書事務取扱主任は、校長の命を受けて、市立学校における次に掲げる事務を処理する。

(必要な簿冊)

第5条　市立学校に、文書の取扱いに関し次の簿冊を備えるものとする。

(記号及び番号)

第6条　文書の記号は、市立学校の略号(親展文書については、略号の次に「親」の字を加える。)を用いる。

(文書の収受及び配付)

第7条　文書は、文書事務取扱主任において収受し、次の各号に定める手続を経て、速やかに主務者に配付しなければならない。

(勤務時間外等における文書の収受)

第8条　勤務時間外、勤務を要しない日又は休日に到着した文書の収受については、校長が別に定める。

(文書の処理)

第9条　主務者は、文書の配付を受けたときは、速やかに処理しなければならない。

(文書の起案)

第10条　文書の起案は、回議用紙(様式第6号)により行わなければならない。ただし、定期的な報告又は軽易な文書はこの限りでない。

(起案者の署名及び押印)

第11条　起案者は、起案年月日等を記入した上、起案者の欄に署名し、押印しなければならない。

(決裁)

第12条　回議書は、関係者に回議の上、文書事務取扱主任及び教頭を経て校長の決裁を受けなければならない。

(発送文書の取扱い)

第13条　決裁を終わった回議書で発送を要するものは、原則として起案者が浄書及び校合を行い、回議書に認印し、回議書とともに文書事務取扱主任に回付しなければならない。

(公印の押印)

第14条　発送文書は、回議書に契印の上、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書は、これを省略することができる。

(発送)

第15条　文書事務取扱主任は、発送文書の回付を受けたときは、文書処理簿又は親展文書処理簿若しくは文書交付簿に必要な事項を記入の上、郵送又は使送に区別し、速やかに発送するものとする。

(完結文書の整理)

第16条　完結した文書は、校長が指定する者が次の各号により編さんし、製本しなければならない。

(文書の保存年限)

第17条　完結した文書の保存年限は、文書分類表(別表)によるものとする。

(保存上の注意)

第18条　文書事務取扱主任は、保存文書についていつでも閲覧に供し得られるように整理しておくとともに、重要なものは、非常災害時に際して、いつでも持ち出しできるようにあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防についても十分に注意しなければならない。

(文書の持ち出し)

第19条　文書は、校外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない事情により校長の承認を受けたときは、この限りでない。

(文書の廃棄処分)

第20条　文書事務取扱主任は、保存文書が保存年限を経過したときは、校長の決裁を受けて、廃棄処分するものとする。ただし、必要があると認められるものについては、更に期限を定めて保存することができる。

(その他)

第21条　この規程に定めるもののほか、市立学校における文書の取扱いに関し必要な事項は、校長が別に定める。