○日光市戸籍情報システム管理及び運営に関する規程
平成18年3月20日
訓令第60号
(趣旨)
第1条 この規程は、日光市における戸籍情報システムで取り扱うデータの保護及び管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバ及び戸籍専用端末装置により戸籍事務、附票事務、人口動態事務及び証明・通知等事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱うデータをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の戸籍データを記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書、コード一覧表その他の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(5) データファイル 電算処理業務による処理の基本となる個人データ及び個人情報の記録の集まりをいう。
(平23訓令9・令4訓令12・一部改正)
(データ保護管理者)
第3条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民生活部市民課長をもって充てる。
2 前項の規定にかかわらず、情報管理室に設置される磁気ディスク等及びこれに係るデータについては、保護管理者がこれを保護管理する。
(平24訓令3・平31訓令4・令4訓令12・令5訓令5・一部改正)
(データ取扱責任者)
第4条 保護管理者を補佐させるため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、保護管理者が市民課職員の中からこれを指名する。
(パスワードの管理)
第5条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項に定められた業務の範囲及び業務の内容を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、第1項に付与されたパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(令4訓令12・一部改正)
(取扱状況の把握)
第6条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱状況
(4) 執務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(令4訓令12・一部改正)
(戸籍データ等の管理及び保護)
第7条 保護管理者は、次に掲げる業務を行うものとする。
(1) 所管する業務処理で作成したデータファイルの的確な管理
(2) 電算処理業務の適正かつ円滑な処理の管理
(3) 端末機操作の管理並びに個人データ及び個人情報その他のデータ保護及び漏えい防止
(4) 前号の業務に関する所属職員の教育及び指揮監督
(5) 定期的に又は臨時的に、戸籍データ及びプログラムの異常の有無を点検すること。
2 戸籍情報システムの端末機は、取扱責任者及び取扱職員以外の者からは内容が読み取られることのない位置及び角度に配置しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理業務を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、取扱責任者及び取扱職員以外の者に提供してはならない。
5 保護管理者は、戸籍情報システムを提供する事業者に戸籍サーバ利用に関する履歴を常時記録させ、必要に応じて当該履歴を請求し、利用状況を確認しなければならない。
6 保護管理者は、緊急時において遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(令4訓令12・一部改正)
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関し適切な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(3) 磁気ディスク等の管理及び戸籍データの漏えいを防止するため、保護管理者の定める基準を満たしたデータセンターから提供されるクラウドサービスを利用すること。
(平24訓令3・平31訓令4・令4訓令12・一部改正)
(ドキュメントの管理)
第9条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部持ち出し、複写又は廃棄のときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(令4訓令12・一部改正)
(守秘義務)
第10条 戸籍情報システムに関係する職員は、その事務処理について知り得た秘密を漏らしてはならない。その職務を離れた後も同様とする。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成23年7月1日訓令第9号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成24年4月1日訓令第3号)
この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附則(平成31年3月11日訓令第4号)
この規程は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和4年10月7日訓令第12号)
この規程は、令和4年10月11日から施行する。
附則(令和5年3月31日訓令第5号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。