(趣旨)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　職員は、文書を正確かつ迅速に取り扱うとともに、常に整理して事務の効率的な運営を確保するよう努めなければならない。

(文書の処理年度)

第4条　文書は、別に定めがあるもののほか、会計年度(4月1日から翌年3月31日まで)をもって処理する。

(総務課長の職務)

第5条　総務課長は、当市の文書事務を統括する。

(各課長の職務)

第6条　各課長は、その所管に係る文書の取扱いが適正かつ円滑に処理されるよう努めなければならない。

(文書取扱主任者)

第7条　各課に文書取扱主任者を置く。

(ファイル担当者)

第8条　各課の各係(係に準ずるものを含む。以下同じ。)にファイル担当者を1人置く。

(文書事務に用いる帳票)

第9条　企画総務部総務課(以下「総務課」という。)に次の帳票等を備える。

(到着文書の受領)

第10条　郵便、使送等により到着した文書は、総務課において受領する。

(受領文書の配布)

第11条　総務課長は、受領した文書については、速やかに次により配布する。

(配布を受けた文書の取扱い)

第12条　主管課長は、前条の規定により配布を受けた文書については、封筒を開封し、文書処理カードを貼付して、速やかに当該文書に係る事務を所管する係に配布しなければならない。ただし、新聞、雑誌その他軽易な文書については、文書処理カードの貼付を省略することができる。

(文書収受の特例)

第13条　定例又は軽易な案件に係る文書で、常時大量に収受するものは、直接、主管課において収受することができる。

(収受文書の供覧)

第14条　収受文書は、文書処理カード(文書処理カードを貼付しない新聞、雑誌その他軽易な文書にあっては適宜な方法)により閲覧に供しなければならない。

(文書の起案)

第15条　すべての事案の処理は、文書によるものとし、文書の起案には、回議用紙(様式第6号)を用いる。ただし、次に掲げる事案については、この限りでない。

(起案の要領)

第16条　文書の起案は、日光市公文例規程(平成18年日光市訓令第8号)によるものとし、文意は簡明、字画は明瞭でなければならない。

(秘密取扱文書)

第17条　その施行について秘密その他特別な取扱いを要する文書(以下「秘密取扱文書」という。)には、回議用紙(回議用紙を用いない場合にあっては、当該文書の余白)に、次の区分に従いその旨を朱書きするとともに、秘密取扱文書として取り扱う期間(以下「秘密取扱期間」という。)を表示しなければならない。

(決裁の順序)

第18条　起案文書は、その決裁区分により、その事案に関係のある課員、課長、部長、副市長、市長の順に回議し、決裁を得なければならない。

(合議)

第19条　起案文書の回議に当たり、その内容が他の部課(他の機関を含む。以下この条において同じ。)の所管に関係のあるものであるときは、関係部課に合議しなければならない。この場合においては、あらかじめ当該関係部課と十分協議した上で起案しなければならない。

(決裁済文書の取扱い)

第20条　決裁済文書には、決裁年月日を記入しなければならない。

(文書に付す表示)

第21条　次の各号に掲げる文書には、日光市公文例規程に定めるもののほか、当該各号に定める表示を付す。

(文書の発信者名)

第22条　文書の発信者名は、市長名とする。ただし、会計管理者の権限に属する事項については、会計管理者名とする。

(公印等の押印)

第23条　発送文書には、決裁済文書と契印した上で、公印を押さなければならない。

(郵送文書の取扱い)

第24条　郵便による文書の発送は、郵便料金計器により処理するものとする。ただし、これにより難いときは、料金後納郵便差出票又は郵便切手を用いるものとする。

(使送文書の取扱い)

第25条　本庁及び本庁以外の間の文書の発送は、原則として総務課長が管理する使送をもって行う。

(文書の整理及び保管の原則)

第26条　文書は、常に整理し、紛失又は損傷のないよう一定の場所に保管し、重要なものについては、非常災害時に備えてあらかじめ適切な処置を講じておかなければならない。

(文書の保管単位)

第27条　文書の保管単位は、課とし、主管課長の指示するところにより保管する。

(文書管理システムへの登録)

第28条　主管課長は、その所管に係る文書を文書管理システムに登録し、整理しなければならない。

(文書の整理及び保管の区分)

第29条　文書は、事案の処理が完結した文書(以下「完結文書」という。)と完結していない文書(以下「未完結文書」という。)に区分し、法規文書等(第21条第1項第1号に掲げる文書をいう。)については総務課長が、それ以外の文書については主管課長が、次条及び第31条に定めるところにより整理し、保管する。

(完結文書の整理及び保管)

第30条　完結文書は、次に定めるところにより整理し、保管する。

(未完結文書の整理及び保管)

第31条　未完結文書は、担当者ごとに懸案フォルダー等に収納し、常に処理状況が分かるように整理し、保管しなければならない。

(保管文書の持ち出し及び貸出し)

第32条　保管文書は、主管課の職員が使用するため持ち出し、又は主管課以外の職員に貸し出すときは、持ち出し、又は貸し出したことが分かるようにしておき、返還し、又は返還を受けたときは、元の位置に収納しなければならない。

(保管文書の移替え)

第33条　キャビネットの上2段で保管している完結文書は、原則として毎年4月1日にその下段に移し替えなければならない。ただし、常時使用するものについては、移替えを行わないことができる。

(文書の保存区分)

第34条　文書の保存期間の区分(以下「保存区分」という。)は、次のとおりとし、主管課長が次条に規定する文書の保存区分の分類の基準に応じて指定する。

(保存区分の分類の基準)

第35条　文書の保存区分の分類の基準は、次に定めるところによる。

(保管文書の引継ぎ)

第36条　主管課長は、保管期間を経過した完結文書で、さらに保存を要するものについては、総務課長があらかじめ指定した書庫に置き換えることにより、総務課長に引き継がなければならない。

(保管文書の引継ぎの手続)

第37条　保管文書の引継ぎは、次により行う。

(保存文書の管理)

第38条　保存文書の管理は、その引継ぎを受けた総務課長が行う。ただし、第36条第2項の規定により主管課において保存する文書の管理は、当該主管課長が行う。

(保存文書の持ち出し又は貸出し)

第39条　保存文書は、主管課の職員が使用のため持ち出し、又は主管課以外の職員が貸出しを受けようとするときは、前条の規定により保存文書の管理を行う課長の承諾を受けなければならない。この場合において、当該課長は、持ち出し、又は貸し出したことが分かるようにしておき、その返還を受けたときは、元の位置に収納しなければならない。

(書庫の管理)

第40条　スタックランナーについては総務課長が、それ以外の書庫については当該書庫を利用する課長が、これら書庫を常に整理整頓しなければならない。

(完結文書の廃棄)

第41条　主管課長は、保管する必要のない完結文書については、処理完結の日の属する会計年度の末日に廃棄しなければならない。

(保管文書の廃棄)

第42条　主管課長は、保管期間を経過し、かつ、保存する必要のない保管文書については、当該保管期間の末日に廃棄しなければならない。

(保存文書の廃棄)

第43条　総務課長は、その管理する保存文書で、保存期間を経過したものについては、文書管理システムの登録事項及び収納ファイルリストに掲載されている文書名と廃棄文書とを照合した上で廃棄しなければならない。この場合において、総務課長は、文書管理システムに廃棄年月日を登録しなければならない。

(文書の廃棄の方法)

第44条　文書の廃棄は、溶解、断裁、焼却等の適切な方法で行わなければならない。

第45条　日光地域、藤原地域、足尾地域及び栗山地域において郵便、使送等により到着した文書を受領する際は、第9条第1項(同項第2号を除く。)、第10条第1項及び第2項、第11条並びに第12条第3項の規定にかかわらず、これらの規定により総務課長が行うべき事務又は総務課長に対して行われるべき事務は、行政センター所長が行い、又は行政センター所長に対して行わせるものとする。この場合において、これらの規定中「総務課長」とあるのは「行政センター所長」と、「総務課」とあるのは「行政センター」と読み替えるものとする。

第46条　第2章及び第4章から前章までの規定にかかわらず、電子文書の収受その他電子文書の取扱いについて必要な事項は、別に定める。

(文書の庁外持ち出しの禁止)

第47条　文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、主管課長の承認を得たときは、この限りでない。

(他の官庁が指定した秘密文書の取扱い)

第48条　他の官庁から収受した秘密の文書については、当該官庁が指定した秘密区分を尊重し、秘密保全の取扱いをしなければならない。

(その他)

第49条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。