(趣旨)

第1条　この規程は、日光市文書管理規程(平成18年日光市訓令第6号。以下「文書管理規程」という。)第46条の規定に基づき、電子文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において使用する用語の意義は、次の各号に定めるもののほか、文書管理規程において使用する用語の例による。

(電子文書交換システムによる電子文書の収受)

第3条　電子文書交換システムにより受信した電子文書は、総務課長が次の各号に定めるところにより収受の手続をするものとする。

(電子メールによる電子文書の収受)

第4条　電子メール、磁気ディスク等の記録媒体によって到着した電子文書は、主管課長が収受するものとする。

(電子文書交換システム又は電子メールによる電子文書の収受日)

第5条　電子文書交換システム又は電子メールにより受領した電子文書の収受日は、利用する電子文書交換システム又は電子メールシステムに当該電子文書が記録された日とする。

(収受後の電子文書の廃棄及び保管)

第6条　主管課長は、用紙に出力後の電子文書については、速やかに廃棄しなければならない。ただし、当該用紙に出力後の電子文書を再利用する予定がある等の理由により引き続き保管する必要のあるものについては、この限りでない。

(電子文書交換システムによる電子文書の施行)

第7条　霞ヶ関WANに参加する国の府省庁及び総合行政ネットワークに参加する地方公共団体に発する文書は、電子文書として電子文書交換システムにより施行することができる。

(電子メールによる電子文書の施行)

第8条　次の各号のいずれかに該当する文書は、電子文書として電子メールにより施行することができる。この場合において、電子メールによる施行は、電子メール本文に施行する電子文書を添付することにより行うものとする。

(電子掲示板による電子文書の施行)

第9条　全庁又は不特定の職員に対して周知する内容の文書は、電子文書として庁内LANの電子掲示板(以下「電子掲示板」という。)を利用し施行することができるものとする。

(電子署名の付与等の表示)

第10条　前3条の規定により電子文書の施行をしようとするときは、あらかじめ、当該電子文書の施行に係る回議書に、次の各号に掲げる区分に応じ、当該各号に定める表示を明記し、決裁を受けなければならない。

(電子文書の保管方法)

第11条　完結した電子文書は、サーバー、磁気ディスク等の適切な記録媒体に保管しなければならない。

(記録媒体の管理)

第12条　記録媒体は、改ざん、盗難、漏えい又はその経年劣化等による消失若しくは変化を防止するための適切な措置を講じ、保管しなければならない。

(電子文書の出力)

第13条　完結した電子文書は、当該電子文書の内容を必要に応じて画面等に直ちに出力できるよう措置しなければならない。

(電子文書の廃棄)

第14条　保存年限の経過した電子文書を廃棄するときは、消去、記録媒体の破壊等適切な方法により、他の者が再生できないよう確実に処理するものとする。

(その他)

第15条　この規程に定めるもののほか、電子文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。