○日光市職員の人事記録に関する規則
平成18年3月20日
規則第32号
(趣旨)
第1条 この規則は、地方公務員法(昭和25年法律第261号。以下「法」という。)第3条第2項の規定による一般職で、地方自治法(昭和22年法律第67号)第172条第1項で定める職員の人事記録に関し必要な事項を定めるものとする。
(人事記録の作成及び保管)
第2条 市長は、任用、給与、勤務能率、身分保障その他職員の人事管理の適正化を期するために人事記録を作成し、これを保管しなければならない。
(人事記録の種類)
第3条 人事記録は、次に掲げるものをいう。
(1) 市長が作成する履歴書
(2) 職員が市長に提出した履歴書
(3) 学校の卒業、修業又は在学の証明書で、市長が必要と認めるもの
(4) 免許、検定その他資格に関する記録で、市長が必要と認めるもの
(5) 健康診断の結果の記録で、市長が必要と認めるもの及び日光市職員の分限に関する条例(平成18年日光市条例第29号)第3条第1項の規定により行われた診断の結果の記録
(6) 日光市職員の服務の宣誓に関する条例(平成18年日光市条例第33号)第2条の規定により職員が署名した宣誓書
(7) 人事評価の結果に関する記録
(8) 研修に関する記録
(9) 賞罰に関する記録
(10) 公務災害に関する記録
(11) 職員が市長に辞職の申出をした書面
(12) 法第49条第1項又は第3項の規定により交付した説明書の写し
(13) 退職手当に関する記録
(14) 退職年金及び退職一時金に関する記録
(15) 前各号に掲げるものを除くほか、人事に関する記録で市長が必要と認めるもの
(平28規則38・一部改正)
(履歴書の記載事項及び記載要領)
第4条 前条第1号の履歴書は、次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 氏名
(2) 生年月日
(3) 性別
(4) 本籍地
(5) 現住所
(6) 学歴
(7) 免許、検定その他の資格
(8) 前歴
(9) 研修
(10) 発令又は通知事項
(11) 制度の改正
(12) 退職年金及び退職一時金
(13) 表彰
(14) その他市長が必要と認めるもの
(人事記録の保管及び移管)
第6条 人事記録は、市長の定める方法により保管するものとする。
2 市長は、人事記録を職員の離職後10年間保管しなければならない。職員が死亡した場合又は職員が離職後死亡した場合においては、退職年金及び退職一時金に関する手続その他人事管理上の事務について、その必要がなくなったと認められるときは、そのとき以後保管することを要しない。
3 職員が、他の任命権者の所属へ昇任、転任又は降任された場合には、市長は、当該職員の人事記録を新任命権者に移管しなければならない。
(令2規則32・一部改正)
(その他)
第8条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規則は、公布の日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行の際、現に合併前の職員の人事記録に関する規則(昭和35年今市市規則第24号)、人事記録に関する規則(平成15年藤原町規則第1号)、人事記録に関する規則(昭和36年足尾町規則第6号)若しくは人事記録に関する規則(昭和36年栗山村規則第18号)の規定により、又は合併前の日光市若しくは解散前の日光地区消防組合若しくは日光地区広域行政事務組合において作成し、保管された職員の人事に関する記録は、それぞれこの規則の相当規定により作成し、保管された人事記録とみなす。
附則(平成19年3月30日規則第30号)
この規則は、平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年3月31日規則第47号)
この規則は、平成20年4月1日から施行する。
附則(平成22年3月31日規則第28号)
この規則は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成26年6月25日規則第59号)
この規則は、公布の日から施行する。
附則(平成28年4月1日規則第38号)
この規則は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月18日規則第32号)
この規則は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月31日規則第29―2号)抄
(施行期日)
第1条 この規則は、令和5年4月1日から施行する。
別表第1(第4条関係)
履歴書記載要領
1 氏名(ふりがなを付する。)
2 生年月日
3 性別
4 本籍地
5 現住所
6 学歴 (学校名、学部科名、修学期間及び卒業、修業、中退又は在学の別を年代順に記載する。なお、初任給決定の基礎となった学歴については、その旨を表示するものとし、その後の学歴の追加による給与再計算の場合も同様とする。)
7 免許、検定、その他の資格 (市長が必要と認めるものについて、その名称、取得年月日等を記載する。この場合、前号の記載要領後段を準用する。)
8 前歴 (職員の採用前の履歴を記載する。この場合は、職員が採用の際に市長に提出した履歴書からその経歴をそのまま転載することを原則とするが、公務員としての経歴及びその身分、在家庭、その他の経歴で、給与、退職年金及び退職一時金の決定に関係のあるものは、これらの関係を明確にするよう適宜整備して記載することとする。)
9 研修 (市長が必要と認めるもので、その年月は、研修機関名、研修名、研修期間等について記載する。なお、市長が派遣した国内留学及び外国留学についても、その年月日、留学先の名称、専攻科目名、留学期間等について記載する。)
10 発令又は通知事項 (職員に係る採用、昇任、降任、転任、休職、退職、免職及び懲戒並びに給与に関して決定又は処分のあった一切の事項について、その内容を辞令書(通知書)の文言に従い、発令(通知)年月日発令者名とともにその都度順次記載する。)
11 制度の改正 (法令等の制定又は改廃により職名が変更された場合、条例の制定又は改廃により給与改定及び職名並びに課係等の名称が変更された場合退職年金及び退職一時金の額の改定があった場合等にその根拠規定、年月日及び改正された事項を記載する。)
12 退職年金及び退職一時金 (退職年金及び退職一時金並びに普通恩給及び一時恩給の受給に関して、裁定年月日、裁定額、裁定者名等を記載し、退職一時金及び一時恩給の返還についても記載する。)
13 表彰 (市長が必要と認めるものにつき記載する。)
14 その他市長が必要と認めるもの
別表第2(第5条関係)
(平19規則30・全改、平20規則47・平22規則28・平26規則59・平28規則38・令2規則32・令5規則29―2・一部改正)
人事に関する発令様式例
種類 | 記載例 | 備考 |
1 採用 | 1 職員又はこれに相当する職に採用する場合 辞令 氏名 日光市職員に任命する ○○(職種上の職名)に補する ○○職給料表○級に決定する ○号給(月○○○○円)を給する ○○(組織上の職名)／○○(所属名)勤務を命ずる 年 月 日 日光市長 氏名 | 役付職で職名の発令により勤務する課係等が明らかとなる場合は、勤務する課係等は、発令しないものとする。 1 給料を○級○号給で決定しない場合は「月額○○○○円を給する」又は「日額○○○円を給する」と発令するものとする。 2 雇用期間満了後引き続き雇用する場合は、改めて発令するものとする。 |
2 昇任 | 一般の職から役付職へ昇任させる場合 職員 氏名 ○○(職種上の職名)に補する ○○職給料表○級に決定する ○号給(月○○○○○円)を給する ○○(組織上の職名)／○○(所属名)勤務を命ずる |
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3 転任 | 1 同一任命権者の下で身分を変更させる場合 職員 氏名 ○○(職種上の職名)に補する ○○職給料表○級に決定する ○号給(月○○○○○円)を給する ○○(組織上の職名)／○○(所属名)勤務を命ずる 2 出向させる場合 職員 氏名 ○○に出向を命ずる 3 任命権者を異にする職を兼ねさせ又は解く場合(併任) (1) 職員 氏名 併せて○○(出向先)職員／○○(出向先)書記に任命する ただし、無給とする (2) 職員 氏名 ○○(出向先)職員／○○(出向先)書記を解く |
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| 4 同一任命権者の下で職を変更される場合 職員 氏名 ○○(組織上の職名)／○○(所属名)勤務を命ずる 5 同一任命権者の下で職を兼ねさせ又は解く場合 (1) 職員 氏名 兼ねて○○(組織上の職名)／○○(所属名)勤務を命ずる (2) 職員 氏名 ○○課(組織上の職名)／○○(所属名)勤務兼務を解く | 職名の変更を伴わないで、勤務課等が変更される場合である。 |
4 職務代行 | 1 上級職員に、その職を保有させたままで下級の職員の職務を代行させる場合(事務取扱) 職員 氏名 ○○(組織上の職名)事務取扱を命ずる | 職務代行を解除する場合は、「命ずる」を「解く」にするものとする。 |
2 下級の職員に、その職を保有させたままで上級の職員の職務を代行させる場合(心得) 職員 氏名 ○○(組織上の職名)心得を命ずる | 上記に同じ | |
5 派遣 | 職員 氏名 ○○に派遣を命ずる 派遣期間は 年 月 日から 年 月 日までとする |
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6 給料の調整 | 1 職員 氏名 ○○職給料表○級に決定し○号給を給し給料の調整額○○○円を給する 2 職員 氏名 給料の調整を解き○○職給料表○級に決定し○号給(月○○○○○円)を給する | 給料額に変更のある場合も、変更のない場合も同様とする。 |
7 昇給 | 職員 氏名 ○○職給料表○級○号給(月○○○○○円)を給する |
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8 昇格 | 職員 氏名 ○○職給料表○級に決定する ○号給(月○○○○円)を給する |
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9 専従休暇 | 1 専従休暇を承認する場合 職員 氏名 地方公務員法第55条の2第1項の規定により職員団体の業務に専ら従事することを許可する 許可期間は、 年 月 日から 年 月 日までとする 2 専従休暇を取り消す場合 職員 氏名 職員団体の業務に専ら従事する許可を 年 月 日限り取り消し、職務復帰を命ずる |
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10 給料月額の7割措置 | 職員 氏名 日光市一般職の職員の給与に関する条例附則第10項の規定により給料月額は100分の70を乗じて得た額とする | |
11 降任 | 1 職員の意に反する降任の場合(2の場合を除く。) 職員 氏名 地方公務員法第28条第1項第○号の規定により○○(組織上の職名)から○○(組織上の職名)に降任する ○○職給料表○級に決定する ○号給(月○○○○円)を給する ○○(組織上の職名)／○○(所属名)勤務を命ずる 2 職員の意に反する降任の場合(管理監督職上限年齢による降任) 職員 氏名 地方公務員法第28条の2第1項に規定する管理監督職上限年齢による他の職への降任に伴い○○(組織上の職名)から○○(組織上の職名)に降任する ○○職給料表○級に決定する ○号給(月○○○○円)を給する ○○(組織上の職名)／○○(所属名)勤務を命ずる | |
12 降格 | 1 職員の意に反する降格の場合(2の場合を除く。) 職員 氏名 日光市職員の降給に関する条例第3条の規定により ○○職給料表○級に決定する ○号給(月○○○○円)を給する 2 職員の意に反する降格の場合(管理監督職上限年齢による降給を伴う転任) 職員 氏名 日光市職員の降給に関する条例第2条の規定により地方公務員法第28条の2第1項に規定する管理監督職上限年齢による他の職への転任に伴い ○○職給料表○級に決定する ○号給(月○○○○円)を給する | |
13 降号 | 職員 氏名 日光市職員の降給に関する条例第4条の規定により ○○職給料表○級○号給(月○○○○円)を給する | |
14 分限免職 | 職員 氏名 地方公務員法第28条第1項第○号の規定により免職する |
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15 休職 | 1 休職させる場合 職員 氏名 地方公務員法第28条第2項第○号の規定により休職を命ずる 休職の期間は 年 月 日から 年 月 日までとする 休職の期間中給料及び手当(○○)のそれぞれ100分の○○を支給する 2 休職期間の途中で復職させる場合 職員 氏名 復職を命ずる (○○勤務を命ずる) | 休職の期間中給与を支給しない場合は、その旨記載するものとする。 |
16 戒告 | 職員 氏名 地方公務員法第29条第1項第○号の規定により戒告する |
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17 減給 | 職員 氏名 地方公務員法第29条第1項第○号の規定により 年 月 日から 年 月 日まで給料月額の○分の1を減給する |
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18 停職 | 職員 氏名 地方公務員法第29条第1項第○号の規定により 年 月 日から 年 月 日まで停職を命ずる |
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19 免職 | 職員 氏名 願いにより本職を免ずる |
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20 懲戒免職 | 職員 氏名 地方公務員法第29条第1項第○号の規定により免職する |
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21 失職 | 職員 氏名 地方公務員法第16条第○号に該当し同法第28条第4項の規定により失職したので通知する |
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22 定年等 | 1 職員が定年退職をする場合 職員 氏名 地方公務員法第28条の6第1項の規定により○年3月31日限り定年退職 2 勤務延長を行う場合 職員 氏名 年 月 日まで勤務延長する 3 勤務延長の期限を延長する場合 職員 氏名 勤務延長の期限を 年 月 日まで延長する 4 勤務延長の期限を繰り上げる場合 職員 氏名 勤務延長の期限を 年 月 日に繰り上げる 5 勤務延長職員が異動し、期限の定めのない職員となった場合 職員 氏名 期限の定めのない職員となった 6 勤務延長の期限の到来により職員が当然退職する場合 職員 氏名 日光市職員の定年等に関する条例(平成18年日光市条例第30号)第4条の規定による期限の到来により 年 月 日限り退職 7 暫定再任用を行う場合 氏名 ○○に再任用する 任期は 年 月 日までとする ○○職給料表○級に決定する ○○勤務を命ずる 週○○時間勤務とする (注) 地方公務員法の一部を改正する法律(令和3年法律第63号)附則第6条第1項及び第2項又は第7条第1項及び第3項の規定により採用する場合に明示する。 8 暫定再任用の任期を更新する場合 職員 氏名 暫定再任用の任期を 年 月 日まで更新する 9 暫定再任用の任期の満了により職員が当然退職する場合 職員 氏名 暫定再任用の任期の満了により 年 月 日限り退職 10 定年前再任用短時間勤務職員を採用する場合 氏名 日光市職員の定年等に関する条例第12条の規定により定年前再任用短時間勤務職員として○○に再任用する 任期は 年 月 日までとする ○○職給料表○級に決定する ○○勤務を命ずる 週○○時間勤務とする 11 任期の満了により定年前再任用短時間勤務職員が当然退職する場合 職員 氏名 任期の満了により 年 月 日限り退職 12 管理監督職勤務上限年齢の特例により異動期間を延長する場合 (1) 勤務延長型特例任用により異動期間を延長する場合 職員 氏名 日光市職員の定年等に関する条例第9条第1項の規定により異動期間の期限を 年 月 日まで延長する (2) 勤務延長型特例任用により延長された異動期間を更に延長する場合 職員 氏名 日光市職員の定年等に関する条例第9条第2項の規定により異動期間の期限を 年 月 日まで延長する (3) 異動可能型特例任用により異動期間を延長する場合 職員 氏名 日光市職員の定年等に関する条例第9条第3項の規定により異動期間の期限を 年 月 日まで延長する (4) 特定管理監督職群内における他の管理監督職への後任又は転任をする場合 職員 氏名 日光市職員の定年等に関する条例第9条第3項の規定により○○を命ずる (5) 特例任用により延長された異動期間を更に延長する場合 職員 氏名 日光市職員の定年等に関する条例第9条第4項の規定により異動期間の期限を 年 月 日まで延長する 13 管理監督職勤務上限年齢の特例により延長された異動期間の延長の事由が消滅した場合 職員 氏名 日光市職員の定年等に関する条例第11条の規定により○○を命ずる | |
23 育児休業及び育児休業に伴う任期付採用 | 1 職員の育児休業を承認する場合 職員 氏名 育児休業を承認する 育児休業の期間は 年 月 日から 年 月 日までとする 2 職員の育児休業の期間の延長を承認する場合 職員 氏名 育児休業の期間を 年 月 日まで延長することを承認する 3 育児休業した職員が職務に復帰した場合 職員 氏名 職務に復職した( 年 月 日) (○○課勤務を命ずる) 4 育児休業をしている職員について当該育児休業に係る子以外の子に係る育児休業を承認する場合 職員 氏名 育児休業を取り消し、 年 月 日付けで請求のあった育児休業を承認する 育児休業の期間は 年 月 日から 年 月 日までとする 5 任期を定めて職員を採用する場合 氏名 地方公務員の育児休業等に関する法律第6条第1項により職員に任命する 任期は 年 月 日までとする ○○(職種上の職名)に補する ○○職給料表○級に決定する ○号給(月○○○○円)を給する ○○(組織上の職名)／○○(所属名)勤務を命ずる 6 任期付採用職員の任期を更新する場合 職員 氏名 任期を 年 月 日まで更新する 7 任期の満了により任期付採用職員が当然に退職する場合 職員 氏名 任期の満了により 年 月 日限り退職 |
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24 育児短時間勤務等及び育児短時間勤務に伴う任期付短時間勤務職員の採用 | 1 職員の育児短時間勤務を承認する場合 職員 氏名 育児短時間勤務(a)を承認する 育児短時間勤務の期間は、 年 月 日から 年 月 日までとする 2 職員の育児短時間勤務の期間の延長を承認する場合 職員 氏名 育児短時間勤務の期間を 年 月 日まで延長することを承認する 3 育児短時間勤務の期間が満了した場合 職員 氏名 年 月 日限りで育児短時間勤務の期間は満了した 4 育児短時間勤務の承認が失効した場合 職員 氏名 育児短時間勤務の承認は失効した 5 育児短時間勤務の承認を取り消す場合(6の場合を除く。) 職員 氏名 育児短時間勤務の承認を取り消す | 「a」の記号をもって表示する事項は、「週○○勤務」(○○の部分には、職員の1週間当たりの勤務時間を表示する。)とする。 |
6 育児短時間勤務をしている職員について当該育児短時間勤務に係る子以外の子に係る育児短時間勤務を承認する場合又は当該育児短時間勤務を承認する場合又は当該育児短時間勤務の内容と異なる内容の育児短時間勤務を承認する場合 職員 氏名 育児短時間勤務(a)を取り消し、 年 月 日付けで請求のあった育児短時間勤務(b)を承認する 育児短時間勤務の期間は 年 月 日から 年 月 日までとする 7 育児短時間勤務の例による短時間勤務をさせる場合 職員 氏名 地方公務員の育児休業等に関する法律第17条の規定による短時間勤務をさせる 8 育児短時間勤務の例による短時間勤務が終了した場合 職員 氏名 地方公務員の育児休業等に関する法律第17条の規定による短時間勤務は終了した | 「a」又は「b」の記号をもって表示する事項は、取り消された育児短時間勤務又は取消し後に承認される育児短時間勤務に係る「週○○勤務」(○○の部分には、職員の1週間当たりの勤務時間を表示する。)とする。 | |
9 任期付短時間勤務職員を採用する場合 氏名 地方公務員の育児休業等に関する法律第18条第1項により日光市職員に任命する 任期は 年 月 日までとする ○○職給料表○級に決定する ○号給(月○○○○○円)を給する (a)とする ○○(組織上の職名)／○○(所属名)勤務を命ずる 10 任期付短時間勤務職員の任期を更新する場合 職員 氏名 任期を 年 月 日まで更新する 11 任期の満了により任期付短時間勤務職員が当然に退職する場合 職員 氏名 任期の満了により 年 月 日限り退職した | 「a」の記号をもって表示する事項は、「週○○勤務」(○○の部分には、職員の1週間当たりの勤務時間を表示する。)とする。 | |
25 海外派遣 | 1 職員を派遣する場合 職員 氏名 a(b)に派遣する 派遣期間は 年 月 日から 年 月 日までとする派遣期間中、給料、扶養手当、住居手当及び期末手当のそれぞれ100分の○○を支給する(派遣期間中、給与は支給しない) 2 派遣職員の派遣期間を更新する場合 職員 氏名 派遣期間を 年 月 日まで更新する 更新に係る期間中、給料、扶養手当、住居手当及び期末手当のそれぞれ100分の○○を支給する(更新に係る期間中、給与は支給しない) 3 派遣職員を職務に復帰させる場合 職員 氏名 職務に復帰させる 4 派遣職員が派遣期間の満了によって職務に復帰する場合 職員 氏名 職務に復帰した( 年 月 日) | 「a」の記号をもって表示する事項は、派遣先の機関の名称とする。 「b」の記号をもって表示する事項は、派遣先の機関の所在地とする。 日光市一般職の職員の給与に関する条例(平成18年日光市条例第49号)の適用を受けない職員の派遣期間中の給与については、1の例に準じて記入する。 |
26 任期付職員 | 1 特定任期付職員を採用する場合 氏名 日光市一般職の任期付職員の採用及び給与の特例に関する条例(平成18年日光市条例第25号)第2条第1項により職員に任命する 任期は 年 月 日までとする ○○(職種上の職名)に補する ○○職給料表○級に決定する ○号給(○○○○円)を給する ○○(組織上の職名)／○○(所属名)勤務を命ずる 2 一般任期付職員を採用する場合 氏名 日光市一般職の任期付職員の採用及び給与の特例に関する条例第3条(又は第4条)により日光市職員に任命する 任期は 年 月 日までとする ○○(職種上の職名)に補する ○○職給料表○級に決定する ○号給(○○○○円)を給する ○○(組織上の職名)／○○(所属名)勤務を命ずる |
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3 任期付職員を採用する場合 氏名 日光市一般職の任期付職員の採用及び給与の特例に関する条例第3条(又は第4条)により日光市職員に任命する 任期は 年 月 日までとする ○○(職種上の職名)に補する 任期付職員給料表○級に決定する ○号給(○○○○円)を給する ○○(組織上の職名)／○○(所属名)勤務を命ずる (a)とする 4 任期を更新する場合 職員 氏名 任期を 年 月 日まで更新する 5 任期の満了により任期付職員が当然に退職する場合 職員 氏名 任期の満了により 年 月 日限り退職 | 「a」の記号をもって表示する事項は、日光市一般職の任期付職員の採用及び給与の特例に関する条例第4条の規定により短時間勤務職員を採用する場合に、「週○○勤務」(○○の部分には、職員の1週間当たりの勤務時間を表示する。)とする。 | |
27 修学部分休業 | 1 職員の修学部分休業を承認する場合 職員 氏名 修学部分休業を承認する 修学部分休業の期間は 年 月 日から 年 月 日までとする 2 職員の修学部分休業の期間の延長を承認する場合 職員 氏名 修学部分休業の期間を 年 月 日まで延長することを承認する |
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28 高齢者部分休業 | 1 職員の高齢者部分休業を承認する場合 職員 氏名 高齢者部分休業を承認する 高齢者部分休業の期間は 年 月 日から年 月 日までとする 2 職員の高齢者部分休業の期間の延長を承認する場合 職員 氏名 修学部分休業の期間を 年 月 日まで延長することを承認する |
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29 自己啓発等休業 | 1 職員の自己啓発等休業を承認する場合 職員 氏名 自己啓発等休業を承認する 自己啓発等休業の期間は 年 月 日から 年 月 日までとする 2 職員の自己啓発等休業の期間の延長を承認する場合 職員 氏名 自己啓発等休業の期間を 年 月 日まで延長することを承認する 3 自己啓発等休業をした職員が職務に復帰した場合(4の場合を除く。) 職員 氏名 職務に復帰した( 年 月 日) 4 自己啓発等休業の承認を取り消す場合 職員 氏名 自己啓発等休業の承認を取り消す 職務に復帰した( 年 月 日) |
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30 配偶者同行休業及び配偶者同行休業に伴う任期付採用 | 1 職員の配偶者同行休業を承認する場合 職員 氏名 配偶者同行休業を承認する 配偶者同行休業の期間は 年 月 日から 年 月 日までとする 2 職員の配偶者同行休業の期間の延長を承認する場合 職員 氏名 配偶者同行休業の期間を 年 月 日まで延長することを承認する 3 配偶者同行休業をした職員が職務に復帰した場合(4の場合を除く。) 職員 氏名 職務に復帰した( 年 月 日) 4 配偶者同行休業の承認を取り消す場合(5の場合を除く。) 職員 氏名 配偶者同行休業の承認を取り消す 職務に復帰した( 年 月 日) 5 配偶者同行休業の承認を取り消す場合(当該取消しに引き続いて職務に復帰しない場合に限る。) 職員 氏名 配偶者同行休業の承認を取り消す 6 任期を定めて職員を採用する場合 氏名 職員の配偶者同行休業に関する条例第8条第1項により日光市職員に任命する 任期は 年 月 日までとする ○○職給料表○級に決定する ○号給を給する ○○(組織上の職名)／○○(所属名)勤務を命ずる 7 任期付採用職員の任期を更新する場合 職員 氏名 任期を 年 月 日まで更新する 8 任期の満了により任期付採用職員が当然に退職する場合 職員 氏名 任期の満了により 年 月 日限り退職 |
